5 tips para organizar un evento de empresa en Madrid
Lo sabemos, organizar un evento de empresa en Madrid puede ser todo un reto.
Porque, a pesar de que Madrid es una ciudad vibrante que ofrece una amplia gama de opciones para todo tipo de eventos y celebraciones, organizar un evento de empresa no es una tarea sencilla.
Sobre todo si quieres sorprender a los asistentes para que tu evento de empresa se convierta en una cita obligada en la agenda de todos tus clientes, empleados o colaboradores.
Si este es tu caso, no te agobies. Porque te hemos preparado un pequeño resumen con todas las indicaciones y consideraciones que debes tener en cuenta para conseguirlo.
¿Te vienes?
Consideraciones previas a la organización de eventos empresariales
Antes de empezar a planificar tu evento de empresa en Madrid, es importante que tengas en cuenta algunos aspectos clave que te servirán de timón a la hora de preparar el evento y elegir los servicios que mejor encajen según la ocasión:
- El propósito del evento
No es lo mismo una celebración de aniversario de empresa o un evento de team building que un congreso o una presentación de productos. Por eso, antes de empezar a planificar un evento es importante tener claro cuál es su objetivo y qué pretendemos conseguir con él.
- El presupuesto
Establecer un presupuesto para el evento es fundamental para asegurarnos de que su coste final se mantendrá dentro de unos límites financieros aceptables para la empresa. De lo contrario, en caso de no tener el presupuesto previamente establecido, es muy fácil excederse y que la situación ‘se te vaya de las manos’.
- La fecha del evento
Elegir una fecha y una hora adecuadas es esencial para asegurarse de que todos los invitados puedan asistir al evento.
Para conseguirlo deberás tener en cuenta tanto el funcionamiento interno de la empresa como cualquier otro factor externo que pueda interferir en la vida de los asistentes como, por ejemplo, que tu evento coincida con una final deportiva o con unas elecciones políticas.
- La lista de asistentes
Determinar quiénes serán los invitados y el número aproximado de asistentes te será de gran utilidad para escoger un espacio u otro y calcular la cantidad de comida y bebida necesarias para tu evento de empresa.
Una vez tengas estas ideas claras, podrás empezar a organizar tu evento de empresa.
5 consejos para organizar un evento de empresa en Madrid
Organizar un evento de empresa en Madrid es más sencillo de lo que parece, solo debes seguir los siguientes pasos:
1 - Elije un espacio adecuado
Madrid ofrece una amplia variedad de espacios para eventos corporativos. Desde hoteles y centros de convenciones hasta grandes recintos para eventos de empresas o salas de reuniones en coworkings. Pero, ¿qué tal si nos salimos un poco de lo habitual y dejamos a todos los asistentes con la boca bien abierta?
Existe un espacio en Madrid que, además de contar con toda la infraestructura y los servicios necesarios para celebrar un evento de empresa de alto nivel, seguro que dista mucho de las típicas salas aburridas y los grandes espacios sin personalidad ni carisma. Este espacio se llama Platea Madrid y se sitúa en un antiguo cine de la capital que se ha convertido en el centro de ocio gastronómico más grande de Europa, con más de 6000 m2 a tu disposición para celebrar cualquier tipo de evento.
2 - Contrata un buen proveedor de catering
El catering es un aspecto clave en cualquier tipo de evento. Por eso deberás asegurarte de elegir un buen proveedor, que ofrezca productos de alta calidad y sea capaz de satisfacer todas las peticiones y particularidades de tus invitados, teniendo en consideración las necesidades dietéticas especiales como las opciones vegetarianas o los alimentos sin gluten siempre que sea necesario.
3 - Busca una temática atractiva
Elegir una temática para tu evento de empresa puede convertirlo en un evento más atractivo y conseguir que los asistentes lo guarden en su memoria con mayor facilidad. Esto se debe a que, una temática bien ejecutada, puede ayudar a que los invitados se sientan más involucrados en el entorno y en las diferentes actividades que se lleven a cabo.
4 - Añade un poco de entretenimiento
El trabajo no tiene por qué estar reñido con la diversión. De hecho, el entretenimiento es uno de los aspectos más importantes en cualquier evento, incluidos los eventos de empresa.
Contratar un DJ, un grupo musical o un espectáculo de danza aérea para recibir a los invitados y amenizar los descansos pueden marcar la diferencia entre un evento del montón y un evento memorable.
5 - Obtén feedback
Después de cada evento de empresa, es necesario recibir la retroalimentación de los asistentes para poder evaluar y mejorar de cara a futuros eventos.
Nuestra recomendación es que contactes con ellos telefónicamente o vía email, según la magnitud del evento, al cabo de una semana y tomes nota de todos sus comentarios. Así sabrás qué es lo que más les gustó o lo que echaron en falta y podrás replicarlo o corregirlo la próxima vez.
Como ves, organizar un evento de empresa en Madrid puede resultar algo desafiante, pero con una planificación adecuada y una ejecución impecable seguro que será todo un éxito.
¿Te gustaría ofrecer un evento de empresa que perdure en la mente de tus invitados?